Check List

La check list di un evento di successo

6 mesi prima
1 Identificare la location, confermare il luogo e le stanze
2 Se all’aperto, trovare eventuale soluzione di ripiego accettabili
3 Confermare i relatori principali
4 Identificare una persona fidata sul posto
5 Progettare il piano promozionale
6 Decidere gli onorari

3 mesi prima
7 Completare il programma con i tempi, gli argomenti, le stanze
8 Identificare e confermare tutti i relatori
9 Incontrare chi si occupa dei pasti: confermare i prezzi e i menù
10 Riunire il comitato organizzatore per assegnare le responsabilità

2 mesi prima
11 Predisporre la linea grafica dell’evento
12 Completare e spedire gli inviti provvisori
13 Identificare i contenuti della cartella stampa e delle brochures
14 Fare il contratto per la registrazione audio-video e per le eventuali duplicazione delle cassette necessarie
15 Fare il contratto per tutte le attrezzature audiovisive necessarie
16 Organizzare la pulizia periodica dei locali

1 mese prima
17 Organizzare il service interno nella location (internet, fotocopiatrici, fax, ecc.)
18 Assicurarsi che vi sia un sufficiente e adeguato parcheggio
19 Spedire gli inviti e le mappe per raggiungere la location, con le informazioni sui parcheggi
20 Identificare come accedono gli handicappati
21 Identificare le linee telefoniche dedicate alla stampa e agli ospiti
22 Organizzare un centro raccolta e smistamento messaggi
23 Realizzare la segnaletica necessaria
24 Occuparsi degli aspetti relativi alla sicurezza
25 Ordinare i badges e gli altri materiali di registrazione
26 Identificare eventuale personale di riserva rispetto a quello previsto
27 Controllare i sistemi di riscaldamento e di aria condizionata, nonché lo stato degli impianti elettrici
28 Controllare gli spostamenti dei vip. Organizzare il loro trasferimento, albergo, etc.
29 Passare allo stampatore tutto il necessario
30 Preparare i comunicati stampa da mandare con due settimane di anticipo

1 settimana prima
31 Assicurarsi delle prenotazioni dei vip e ottenere la conferma certa della presenza
32 Assicurarsi che siano disponibili sufficienti prolunghe elettriche
33 Organizzare la sala stampa e rinfreschi per i giornalisti
34 Stampare i badges
35 Confermare chi si occupa della registrazione e degli ospiti
36 Organizzare parcheggio speciale per i giornalisti
37 Assicurarsi che un elettricista, un fonico e un allestitore siano sempre disponibili
38 Confermare i pasti e le bevande

Il giorno prima
39 Organizzare l’accoglienza dei vip
40 Assicurarsi che vi siano segnali di divieto di fumo e allestire una sala fumatori separata
41 Assicurarsi che l’aria condizionata o il riscaldamento siano accesi presto al mattino
42 Recall telefonico per assicurarsi la presenza della stampa
43 Consegnare le cartelle stampa a chi le richiede in anciticipo
44 Confermare il fotografo e la registrazione. Dare disposizioni su chi e cosa fotografare

Il giorno dell’evento
45 Assicurarsi che i segnali siano tutti ben visibili e chiari, compresi i segnaposto dei relatori
46 Controllare se c’è acqua e bicchieri per i relatori e i vip
47 Controllare i sistemi audiovisivi
48 Controllare tutti i microfoni, le luci, gli impianti elettrici
49 Controllare i luoghi di registrazione. Che ci siano i badges e le penne.
50 Assicurarsi che le cartelle stampa siano complete con i nomi dei giornalisti

Il giorno dopo
51 Inviare lettere di ringraziamento, anche allo staff e alla manutenzione
52 Assicurarsi che le fatture siano saldate nei tempi stabiliti
53 Realizzare l’eco stampa
54 Inviare le cartelle stampa, con foto dell’evento, a tutti i giornalisti che non sono intervenuti e a quelli che sono venuti ma non hanno avuto le foto
55 Fare una relazione scritta sull’evento, con le raccomandazioni migliorative per occasioni future.

 

 

Dott. Emanuele Addabbo :  Contattami

0 commenti

Lascia un Commento

Vuoi partecipare alla discussione?
Fornisci il tuo contributo!

Lascia un commento