L’attività del Meeting Planner

Si tratta di una consulenza a “servizio completo” che va dalla pianificazione all’organizzazione di qualsiasi tipo di riunione per conto delle aziende, dalla semplice individuazione e prenotazione delle sedi idonee per la riunione, all’organizzazione di un vero e proprio “convegno chiavi in mano”.
Alcuni agiscono direttamente, altri coordinano i servizi di sub-agenzie ognuna specializzata in prestazioni specifiche. Più sotto vengono elencati alcuni servizi standard che normalmente vengono offerti.
E’ interessante notare che alcuni Meeting Planners offrono anche il servizio di ricerca dei relatori per il convegno, servizio utilissimo per quelle aziende che non hanno mai contattato alcun “personaggio” del mondo della cultura, della politica, dell’economia, della scienza e di tutti gli altri settori dai quali normalmente si attinge per attività di comunicazione o di formazione del personale.

I corrispettivi dei meeting planners” in genere hanno due forme di onorario:
a percentuale sulla somma spesa per l’ottenimento dei vari servizi (che vengono normalmente pagati direttamente dall’azienda), oppure “a pacchetto” forfettario globale o per partecipante.
A volte per i soli servizi di ricerca e prenotazione delle sedi il meeting planner” non richiede compenso.
Naturalmente sia la forma sia l’ammontare del compenso dipendono dal tipo di esigenza che il cliente espone.

Servizi Standard del Meeting Planner:
• Ricerca e contatti con i relatori
• Ricerca e prenotazione sedi
• Segreteria pre- e post-riunione
• Progettazione e stampa del materiale inerente alla manifestazione
• Realizzazione di audiovisivi
• Spedizione inviti a partecipanti
• Reception, hostess e traduzione
• Impianti per traduzione testi delle relazioni
• Supporti audiovisivi
• TV a circuito chiuso
• Multivisione
• Serate di gala
• Programmi sociali e culturali
• Allestimento stand
• Servizi fotografici
• Agenzie stampa
• Studio e gestione del budget

I tempi.
Prima di fissare la data è opportuno verificare la disponibilità dei personaggi più importanti per il convegno o il seminario (siano esterni o interni all’azienda)
Può essere utile inoltre verificare l’eventuale incompatibilità con festività vicine o altri avvenimenti importanti. L’inizio di lunedì o il termine di venerdì facilitano l’utilizzo del week-end se il luogo prescelto si presta (città diversa da quella di residenza dei partecipanti). Attenzione però a non costringere le persone a viaggiare di domenica o in orari scomodi.

Il luogo
Questo sarà deciso in funzione specifica del tipo di riunione: se si decide di utilizzare una sede esterna tipo la sala di un albergo, occorre prenotare la stessa con molto tempo di anticipo perché gli alberghi che offrono buoni servizi sono letteralmente presi d’assalto alle aziende e, nei periodi di punta , occorrono alcuni mesi di anticipo per ottenere la sala che si desidera utilizzare.
Sempre se si opta per la soluzione albergo è utile riflettere sul fatto che il centro della città sarà apprezzato da chi risiede lontano da grossi centri perché la città può offrire attrazioni che normalmente non sono a portata di mano dei partecipanti. Se invece gli stessi risiedono in zone urbane la località decentrata, tranquilla, fuori dal caos, dove magari si può praticare un po’ di sport nell’intervallo, sarà sicuramente più gradita.
Anche il periodo dell’anno in cui si effettua la riunione avrà la sua influenza sulla località: dalla primavera inoltrata e fino all’autunno sarà sicuramente apprezzata la località di campagna o marina. D’inverno invece la città (o la cittadina medioevale dove si può godere l’architettura e il cibo, oltre al relax) può incontrare di più il gusto dei partecipanti.

I trasporti
Se si decide di prenotare un albergo in un luogo difficilmente raggiungibile (se proprio no se ne può fare a meno!) è indispensabile fornire ad ogni partecipante una piantina della zona, oppure organizzare il servizio di trasporto con un pullman da un luogo centrale di raccolta comodo per tutti. Un’analisi approfondita dei costi per il rimborso delle spese ai partecipanti potrà far rilevare anche l’economicità dell’iniziativa. Il trasporto collegiale inoltre ha il vantaggio di assicurare l’arrivo di tutti i partecipanti in orario e l’avvio dei lavoratori nei tempi previsti. Esiste, però, una evidente controindicazione per i convegni di oltre una giornata: il partecipante, se il luogo è decentrato, non può certo muoversi con facilità. Spetta, quindi, agli organizzatori rendere gradevoli anche le pause che il partecipante è costretto a trascorrere nella località del convegno essendo tra l’altro difficile organizzare spostamenti “in massa”.
Gli inviti
È buona norma inviarli con molto anticipo, anche se si corre il rischio che la data venga dimenticata. Si può però “rinfrescare la memoria” con un giro di telefonate ai partecipanti, o con un biglietto ciclostilato o con la pubblicazione di un annuncio sui quotidiani pochi giorni prima dell’evento se i partecipanti, sono più esterni che interni. Soprattutto la telefonata è utile perché con la stessa si ottengono anche le conferme.
Un ulteriore commento per gli inviti e la raccomandazione di scriverli nel modo più chiaro e completo possibile e di curare l’immagine complessiva dello stesso: spesso la decisione se partecipare o no viene presa nel momento in cui si riceve la lettera o il dépliant.
Con un gioco di parole potremmo dire che l’invito deve essere invitante oltre che esauriente, esplicitare gli obiettivi quindi e fornire tutti i dettagli organizzativi, oltre ad un programma di massima dei contenuti e al nome dei relatori.
La distribuzione del materiale stampato
All’arrivo dei partecipanti o alla fine della riunione?
Dipende dal tipo di convegno: spesso si preferisce distribuirlo prima per catturare l’attenzione dei partecipanti e predisporli all’ascolto. Occorre però considerare che non appena il partecipante riceve il “kit”comincia a sfogliare, ad aprire dépliant, a far scivolare fogli e, in ogni caso, a non prestare tutta quella attenzione che invece si voleva catturare sui contenuti delle relazioni.
Nei convegni a larga partecipazione può essere utile far distribuire il “kit” all’arrivo dalle hostess, che provvederanno nel contempo a registrare i nominativi degli intervenuti. Va comunque distribuito prima se il programma del convegno è complesso: diversi relatori, argomenti che si intrecciano, ecc. Perché altrimenti si corre il rischio di non far seguire, se non c’è una traccia a disposizione, il filo logico già difficilmente costruito in fase di progettazione.

La preparazione del materiale
Anche qui è indispensabile muoversi con molto anticipo in quanto gli inconvenienti possono essere innumerevoli: chi fornisce i testi, chi segue i lavori grafici, la tipografia, tutte le cose apparentemente semplici da coordinare ma che richiedono tempi di realizzazione molto lunghi e a catena. Può essere utile in questo caso arricchire la check-list con i tempi necessari ad ognuno e le relative scadenze.

Il servizio fotografico/televisivo
Se fa parte del pacchetto di un meeting planner o dell’organizzazione alberghiera in genere il fotografo e il cameraman sa come comportarsi per prendere buone pose senza essere di alcun intralcio ai lavori. In ogni caso va ricordata la massima discrezione perché può essere un’iniziativa disturbante.

L’intrattenimento degli accompagnatori dei partecipanti
Se ne è prevista la presenza (e in genere le signore non si lasciano sfuggire l’occasione di seguire il marito) occorre prevedere il loro intrattenimento nelle ore in cui i partecipanti sono riuniti. Giro turistico della città in pullman, visite ai musei e… un paio di ore libere negli shopping center.

Il tempo libero dei partecipanti
Accompagnati o no i partecipanti vanno trattati da ospiti e occorre fornire loro (con discrezione e non sotto forma di obblighi da adempire) la possibilità di fare un giro nella città o nel paesino che li ospita, di praticare dello sport o di godere di qualche ora di relax. Un buon organizzatore offre una gamma di alternative, senza però intralciarne l’organizzazione. Può essere utile prevedere la gestione del tempo libero con molto anticipo e, soprattutto, con l’aiuto di persone del luogo, che sappiano consigliare per il meglio.

Una serata di gala
È ormai consuetudine – tra quelle più gradite – organizzare qualcosa di speciale per la sera che precede la partenza dei partecipanti. Una cena particolare, un luogo particolare, uno spettacolo particolare, faranno, di un convegno, un convegno particolare.

 

 

Dott. Emanuele Addabbo :  Contattami

0 commenti

Lascia un Commento

Vuoi partecipare alla discussione?
Fornisci il tuo contributo!

Lascia un commento