Check List

La check list di un evento di successo

6 mesi prima
1 Identificare la location, confermare il luogo e le stanze
2 Se all’aperto, trovare eventuale soluzione di ripiego accettabili
3 Confermare i relatori principali
4 Identificare una persona fidata sul posto
5 Progettare il piano promozionale
6 Decidere gli onorari

3 mesi prima
7 Completare il programma con i tempi, gli argomenti, le stanze
8 Identificare e confermare tutti i relatori
9 Incontrare chi si occupa dei pasti: confermare i prezzi e i menù
10 Riunire il comitato organizzatore per assegnare le responsabilità

2 mesi prima
11 Predisporre la linea grafica dell’evento
12 Completare e spedire gli inviti provvisori
13 Identificare i contenuti della cartella stampa e delle brochures
14 Fare il contratto per la registrazione audio-video e per le eventuali duplicazione delle cassette necessarie
15 Fare il contratto per tutte le attrezzature audiovisive necessarie
16 Organizzare la pulizia periodica dei locali

1 mese prima
17 Organizzare il service interno nella location (internet, fotocopiatrici, fax, ecc.)
18 Assicurarsi che vi sia un sufficiente e adeguato parcheggio
19 Spedire gli inviti e le mappe per raggiungere la location, con le informazioni sui parcheggi
20 Identificare come accedono gli handicappati
21 Identificare le linee telefoniche dedicate alla stampa e agli ospiti
22 Organizzare un centro raccolta e smistamento messaggi
23 Realizzare la segnaletica necessaria
24 Occuparsi degli aspetti relativi alla sicurezza
25 Ordinare i badges e gli altri materiali di registrazione
26 Identificare eventuale personale di riserva rispetto a quello previsto
27 Controllare i sistemi di riscaldamento e di aria condizionata, nonché lo stato degli impianti elettrici
28 Controllare gli spostamenti dei vip. Organizzare il loro trasferimento, albergo, etc.
29 Passare allo stampatore tutto il necessario
30 Preparare i comunicati stampa da mandare con due settimane di anticipo

1 settimana prima
31 Assicurarsi delle prenotazioni dei vip e ottenere la conferma certa della presenza
32 Assicurarsi che siano disponibili sufficienti prolunghe elettriche
33 Organizzare la sala stampa e rinfreschi per i giornalisti
34 Stampare i badges
35 Confermare chi si occupa della registrazione e degli ospiti
36 Organizzare parcheggio speciale per i giornalisti
37 Assicurarsi che un elettricista, un fonico e un allestitore siano sempre disponibili
38 Confermare i pasti e le bevande

Il giorno prima
39 Organizzare l’accoglienza dei vip
40 Assicurarsi che vi siano segnali di divieto di fumo e allestire una sala fumatori separata
41 Assicurarsi che l’aria condizionata o il riscaldamento siano accesi presto al mattino
42 Recall telefonico per assicurarsi la presenza della stampa
43 Consegnare le cartelle stampa a chi le richiede in anciticipo
44 Confermare il fotografo e la registrazione. Dare disposizioni su chi e cosa fotografare

Il giorno dell’evento
45 Assicurarsi che i segnali siano tutti ben visibili e chiari, compresi i segnaposto dei relatori
46 Controllare se c’è acqua e bicchieri per i relatori e i vip
47 Controllare i sistemi audiovisivi
48 Controllare tutti i microfoni, le luci, gli impianti elettrici
49 Controllare i luoghi di registrazione. Che ci siano i badges e le penne.
50 Assicurarsi che le cartelle stampa siano complete con i nomi dei giornalisti

Il giorno dopo
51 Inviare lettere di ringraziamento, anche allo staff e alla manutenzione
52 Assicurarsi che le fatture siano saldate nei tempi stabiliti
53 Realizzare l’eco stampa
54 Inviare le cartelle stampa, con foto dell’evento, a tutti i giornalisti che non sono intervenuti e a quelli che sono venuti ma non hanno avuto le foto
55 Fare una relazione scritta sull’evento, con le raccomandazioni migliorative per occasioni future.

 

 

Dott. Emanuele Addabbo :  Contattami

Quanti tipi di eventi esistono?

CONVEGNO

Incontro di studio basato su di una ricerca a monte, organizzato per condividere e diffondere risultati e tesi, con modalità che favoriscano lo scambio scientifico tra i partecipanti. Nel suo ambito possono essere organizzate tavole rotonde, poster session e workshops (vedi definizioni).

CONGRESSO
Incontro periodico a periodicità annuale o pluriennale di specialisti di un determinato settore (il termine deriva da “congrega”, di solito ordini professionali o associazioni) per il dibattito di relazioni predeterminate e fissate con molto anticipo.

CONVENTION
Evento promosso dai vertici di una organizzazione (azienda, partito politico, ente, ecc.) con la finalità di enfatizzare gli obiettivi:
– interni (motivazione, soluzione di problemi, traguardi, socializzazione)
– esterni (promozione immagine, trasferimento di know how, lancio di prodotti, ecc.)
Periodicità: di solito annuale

TAVOLA ROTONDA
Ispirato allo storico modo di svolgere le sue democratiche riunioni da parte di re Artù, è un incontro incentrato su di un tema che vede coinvolto un panel di circa 6/8 persone (discussant) coordinati da un chairman, una personalità super partes, di solito un giornalista di chiara fama. Prevede alcuni brevi interventi dei discussant secondo l’ordine concordato con il chairman. Al termine prevede un question time per gli interventi del pubblico.

POSTER SESSION
Presentazione di ricerche scientifiche durante lo svolgimento di un congresso, discusse dai partecipanti in orari prefissati. Analoghe le Buzz Session, piccoli gruppi di lavoro che discutono i temi del convegno-congresso su tavoli separati, nella stessa sala.

SIMPOSIUM
Evento di approfondimento culturale o didattico relativo ad una tematica specifica.

SEMINARIO
Analogo al Simposio, attiene alla formazione per l’approfondimento di temi specifici, guidato da uno o più formatori/relatori.

WORKSHOP
Differisce, rispetto al Simposio e al Seminario, per un taglio di tipo più operativo.
E’ spesso organizzato nell’ambito di un convegno per il dibattito di diversi sotto-temi: 25/30 persone discutono uno specifico tema (o affrontano in gruppi di lavoro la soluzione di determinati problemi) per circa 90’, coordinati da un portavoce che al termine riferirà in plenaria i risultati.

ROAD SHOW
Riunioni itineranti dirette ad un network, solitamente finalizzate alla presentazione di casi, risultati, progetti, ecc.

TAVOLO NEGOZIALE
Incontri di esperti appartenenti a opposti schieramenti per un dibattito/trattativa.
La sua variante di tipo generativo e pertanto meno contrappositiva è definita FORUM.

CONFERENZA STAMPA
Evento di presentazione alla stampa di notizie di rilievo o di incontro con personalità.
Si organizza per fornire alla stampa notizie con modalità contemporanea
(con embargo della notizia sino al momento della c.s.)
Preventivamente richiede l’allestimento di un kit, corredato da ampia documentazione, un recall telefonico per la conferma dei giornalisti invitati e, successivamente, nel follow up, l’invio di foto, schede di approfondimento, eco-stampa, ecc.

CONFERENZA NAZIONALE (O INTERNAZIONALE)
Incontro organizzativo a carattere ufficiale cui si partecipa per delegazione. La sua durata è variabile, ma è sempre organizzata su più giornate, a volte settimane.

ASSEMBLEA
Riunione statutaria, ordinaria o straordinaria, dei componenti di un ente o di una compagine associativa. Richiede una convocazione formale nei termini stabiliti dallo statuto con una prima ed una seconda convocazione, di cui, tradizionalmente, la prima convocazione viene disertata (fissata normalmente in orari che ne sconsiglino la partecipazione).

PRESS TOUR
Giornalisti ospitati in visite guidate a luoghi di interesse per lo sponsor.

EDUCATIONAL TOUR (in uso nel settore turistico)
Visite guidate di operatori turistici per favorire la loro conoscenza di località e infrastrutture.

LECTURE, CONFERENZA
Trattazione formale, di solito in ambito accademico, di un argomento da parte di un esperto, seguita da domande.

PREMIO GIORNALISTICO
Concorsi riservati a pubblicisti e giornalisti, invitati dietro pubblicazione di un bando, a far apparire articoli e servizi sulle varie testate relativi al tema proposto, con un congruo premio in denaro al servizio giudicato vincente da una giuria.

COCKTAIL / GRAN GALA
Eventi mondani di socializzazione per ricorrenze, anniversari, occasioni particolari.

BRIEFING
Riunioni organizzative (di derivazione militare) per l’istruzione dei partecipanti ad una determinata manifestazione o per la presentazione di un brief (tema in discussione).

CLINIC
Piccoli gruppi di lavoro, spesso creati per risolvere problemi imprevisti.
Nell’ambito delle performing arts, le Clinics sono riunioni di studio, definite anche Master Class.

BRAINSTORMING
Sedute di creatività proposte per la generazione di idee e la soluzione di problemi. Sono condotte da un animatore che applica le seguenti regole:
– proposte a ruota libera
– divieto di critica
– benvenuta ogni idea, anche se stravagante
– meglio quantità che qualità (la selezione si farà in un secondo tempo)

KICK OFF (Calcio d’inizio)
Breve celebrazione, simile ad una piccola convention; è una manifestazione organizzata per un momento di avvio di una procedura aziendale, per l’inaugurazione di un reparto, ecc.

FAMILY’S DAY
Giornata dei famigliari, visita ai luoghi di lavoro dei congiunti che operano in azienda.

Dott. Emanuele Addabbo [button_icon icon=”none” url=”https://www.teammanagement.it/contatti/” blank=”true” size=”middle” colour=”green”]Contattami[/button_icon]